Política de Privacidade

Esta Política de Privacidade explica como o auditXML ("nós", "Plataforma") coleta, usa, armazena, compartilha e protege dados pessoais, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — LGPD (Lei nº 13.709/2018). Ao criar uma conta ou usar a Plataforma, você declara ter lido e compreendido esta Política.

1. Nossos papéis na LGPD

O auditXML atua em dois papéis distintos, conforme o tipo de dado:

• Controlador — para os dados da sua conta (e-mail, credenciais de acesso, dados de assinatura e de uso da Plataforma). Aqui, nós decidimos como e por que esses dados são tratados.
• Operador — para os dados pessoais contidos nos documentos fiscais e certificados digitais que você (ou o escritório contábil do qual você é membro) envia ou baixa pela Plataforma. Nesses dados, o controlador é o escritório/empresa usuária, que responde pela licitude do tratamento; nós tratamos esses dados exclusivamente para prestar o serviço contratado, conforme as instruções do controlador.

2. Quais dados tratamos e por quê

2.1 Dados de conta (somos controladores)

• E-mail e senha (ou login via Google) — autenticação e comunicação essencial. Base legal: execução de contrato.
• Dados de assinatura e pagamento — processados pelo nosso parceiro Asaas; não armazenamos números de cartão. Base legal: execução de contrato.
• Registros de uso e logs técnicos (IP, data/hora, ações) — segurança, prevenção a fraude e auditoria. Base legal: legítimo interesse e cumprimento de obrigação legal.
• Vínculo com o Microsoft Teams (identificador e nome do usuário no Teams), quando o usuário conecta a Luna ao Teams — para responder no canal certo. Base legal: execução de contrato.
• Evidência de aceite destes documentos (versão, data/hora, IP) — comprovação de consentimento contratual. Base legal: cumprimento de obrigação legal.

2.2 Dados fiscais (somos operadores)

• Documentos fiscais eletrônicos (NF-e, NFC-e, CT-e, NFS-e e eventos) — enviados por upload ou baixados da SEFAZ/ADN por autorização do escritório. Podem conter nome, CPF/CNPJ e endereço de emitentes e destinatários. Finalidade: validação, auditoria tributária, relatórios e obrigações acessórias.
• Folha de pagamento — cadastro de empregados (nome, CPF, NIS, data de nascimento, sexo, raça/cor, grau de instrução, nacionalidade, contrato e salário) e dos dependentes deles (nome, CPF e data de nascimento, que podem ser de menores de idade), inseridos pelo escritório, além dos cálculos mensais, férias (inclusive afastamentos), 13º salário e rescisões. Raça/cor e afastamento por benefício previdenciário são dados pessoais sensíveis (LGPD art. 5º, II) e só são tratados porque a legislação trabalhista e o eSocial exigem. Finalidade: cálculo da folha e obrigações trabalhistas e previdenciárias.
• Extratos bancários — arquivos de extrato (OFX, CNAB e similares) enviados pelo escritório ou pelo próprio cliente pelo link de envio, com os lançamentos da conta (data, valor, histórico, que pode conter nome e CPF/CNPJ de quem pagou ou recebeu). Finalidade: conciliação e contabilização.
• Certificados digitais (e-CNPJ A1) — usados exclusivamente para a comunicação autenticada com os webservices da SEFAZ/Receita em nome da empresa. São armazenados cifrados (criptografia de envelope, chave por certificado) e cada acesso é registrado em trilha de auditoria.

3. Com quem compartilhamos (suboperadores)

Não vendemos dados pessoais. Compartilhamos dados apenas com os provedores de infraestrutura estritamente necessários à operação da Plataforma:

• Contabo — servidor no qual rodam o banco de dados, a autenticação, o armazenamento dos arquivos, a API e o processamento;
• Cloudflare (R2) — guarda da cópia de segurança do banco, cifrada antes de sair do nosso servidor (a Cloudflare não tem a chave para abri-la);
• Vercel — hospedagem do site;
• Google — login com conta Google, quando o usuário escolhe essa opção;
• Resend — envio de e-mails transacionais (alertas, convites, confirmação de conta) e, quando o escritório ativa esse canal, dos e-mails que ele envia aos próprios clientes pela Plataforma;
• Asaas — processamento de pagamentos e assinaturas;
• Serviços públicos de consulta (SEFAZ, Brasil API, ViaCEP, IBPT) — recebem apenas os identificadores necessários à consulta (ex.: CNPJ, CEP, NCM), que são dados de natureza pública.

3.1 Assistente de IA (Luna)

Quando um usuário faz uma pergunta à Luna, o assistente de IA da Plataforma, são enviados a um provedor de modelo de linguagem, para gerar a resposta: a pergunta, até as 20 mensagens anteriores da conversa e o resultado das consultas que a Luna faz aos dados do escritório. Esse resultado pode conter dados das empresas da carteira (razão social, CPF/CNPJ, valores, alertas de auditoria, prazos) e dados constantes dos documentos fiscais consultados (nome e CPF/CNPJ de emitentes, tomadores e destinatários, chave de acesso, descrição do serviço, mensagens de alerta).

O arquivo do certificado digital, a senha dele, as senhas de usuários e as chaves de API e de criptografia nunca são enviados; de um certificado vão só o titular e a validade, com o CPF de e-CPF mascarado. O histórico das conversas é guardado na Plataforma por até 90 dias e reenviado ao provedor a cada pergunta, ficando lá pelo prazo de retenção indicado abaixo. Anthropic e OpenAI não usam esses dados para treinar seus modelos, conforme os termos comerciais de cada uma.

• Anthropic (Claude) — provedor padrão. Processamento nos Estados Unidos. Retenção: as entradas e saídas são apagadas em até 30 dias; podem ser guardadas por mais tempo apenas se exigido por lei ou se forem sinalizadas por violar a política de uso do provedor.
• OpenAI (GPT) — provedor alternativo, usado quando o padrão está indisponível ou quando a Plataforma o configura para o assistente. Processamento nos Estados Unidos. Enviamos com armazenamento de conversa desligado; ficam apenas os registros de monitoramento de abuso, por até 30 dias, salvo exigência legal.
• Google (Gemini) — provedor alternativo, usado quando os dois anteriores estão indisponíveis ou quando a Plataforma o configura para o assistente, sempre pela modalidade paga da API, em que o Google não usa os dados para melhorar seus produtos. Processamento em qualquer país em que o Google mantém instalações. Retenção: registros por período limitado, apenas para detectar violação da política de uso e para atender exigências legais.
• Microsoft (Teams) — somente quando o escritório conecta a Luna ao Microsoft Teams: as perguntas e respostas trafegam pelo Azure Bot Service, em conta contratada pelo auditXML, e ficam também no Teams do próprio escritório, sob o contrato dele com a Microsoft.

Alguns desses provedores podem processar dados fora do Brasil. Nesses casos, a transferência internacional observa o art. 33 da LGPD, com provedores que adotam salvaguardas contratuais e padrões reconhecidos de segurança.

4. Por quanto tempo guardamos

• Dados de conta — enquanto a conta existir.
• Documentos fiscais — enquanto a conta/assinatura estiver ativa. Após o cancelamento, ficam disponíveis por até 90 dias para exportação e são excluídos em seguida, ressalvados registros cuja guarda seja exigida por lei (documentos fiscais sujeitam-se a prazos legais de guarda de até 5 anos).
• Certificados digitais — excluídos imediatamente quando removidos pelo usuário ou quando a empresa/conta é excluída.
• Registros de acesso (IP, data/hora e rota ou ação de cada acesso: logs da aplicação, do servidor web e registro de uso do validador) — 6 meses, prazo de guarda exigido pelo Marco Civil da Internet (Lei 12.965/2014, art. 15); depois são apagados automaticamente.
• Trilhas de auditoria e registros de autenticação (ações no sistema, acesso a certificados, aceite destes termos, entradas e saídas da conta) — pelo prazo necessário ao cumprimento de obrigações legais e à defesa em processos.

5. Como protegemos

• Criptografia em trânsito (HTTPS/TLS) em todas as comunicações;
• Certificados digitais cifrados com criptografia de envelope e chaves rotacionáveis;
• Documentos armazenados em bucket privado, sem acesso público;
• Isolamento por organização (escritório) em todas as consultas;
• Trilha de auditoria de acesso a certificados;
• Controle de acesso por papéis (owner, admin, gerente, analista e auxiliar) dentro de cada escritório.

6. Cookies

Usamos apenas cookies essenciais de sessão (autenticação). Não usamos cookies de publicidade nem rastreadores de terceiros.

7. Seus direitos (art. 18 da LGPD)

Você pode solicitar: confirmação de tratamento, acesso, correção, anonimização, portabilidade, exclusão, informação sobre compartilhamentos e revogação de consentimento. Para dados fiscais em que atuamos como operador, encaminharemos a solicitação ao escritório controlador ou o auxiliaremos no atendimento.

Canal do Encarregado (DPO): privacidade@auditxml.com.br. Respondemos no prazo legal. Você também pode peticionar à ANPD (gov.br/anpd).

8. Alterações desta Política

Podemos atualizar esta Política. Mudanças materiais serão comunicadas na Plataforma e exigirão novo aceite. A versão vigente e sua data ficam sempre indicadas no topo desta página.